E-mail – automatyzacja odpowiedzi podczas Kwarantanny w firmie

Dzisiaj kolejna porcja przydatnych informacji, o tym jak poradzić sobie w Sieci, w czasie kryzysu związanego z epidemią Koronawirusa.

Bardzo możliwe, że cała firma, którą prowadzisz zawiesiła działania na ten czas. Możliwe również, że część z pracowników jest na urlopach związanych ze stanem zdrowia lub opieką nad dziećmi.

O czym należy pamiętać, w tym czasie, w kwestii korespondencji e-maili ?

1. Automatyczne odpowiedzi / autoresponder

Większość firm hostingowych obsługuje możliwość skonfigurowania auto odpowiedzi. W treści wiadomości możemy poinformować adresatów wiadomości np. o:

  • zmianie organizacji pracy w firmie (praca zdalna),
  • tymczasowym zamknięciu firmy,
  • zmianie sposobu kontaktu,
  • nieobecności danej osoby w firmie,
  • przejęciu zadań przez innego pracownika (i przekierowaniu wiadomości).

Informacje zawarte w auto odpowiedzi powinny być zwięzłe i konkretne np.

W dniach ….. firma …… jest zamknięta.
W pilnych sprawach proszę o kontakt z ………….. pod numerem telefonu xxx xxx xxx.
Przepraszamy za utrudnienia.

Jak skonfigurować? Dowiesz się tego w dalszej części naszego poradnika.

2. Przekierowanie wiadomości

Podczas nieobecności pracownika w pracy zadbaj również o to, aby wiadomości były przekierowane do osoby, która go zastępuje. W tym celu skonfiguruj w aplikacji pocztowej przekierowanie wiadomości oraz pamiętaj, aby dodać odpowiedni autoresponder (punkt 1), który poinformuje o nieobecność pracownika.

Instrukcja

1. Autoresponder – Direct Admin

Logujemy się do naszego serwera (adres w zależności od usługodawcy, w przypadku naszych usług hostingowych jest to „nazwadomeny.pl:2222”).
Po zalogowaniu do panelu wybieramy : „Autoresponders”

Następnie wybieramy „Create Autoresponder” i uzupełniamy formularz:

Możemy skonfigurować:

  1. Jakiego konta dotyczy odpowiedź,
  2. Jaki będzie tytuł odpowiedzi,
  3. Jak często ma być ponawiana wysyłka tej wiadomości, przydatne ustawienie, jeśli otrzymujemy kilkukrotnie od jednego nadawcy wiadomość, możemy ustalić częstotliwość wysyłania wiadomości,
  4. Treść wiadomości,
  5. Kopię, gdzie ma trafić również autoresponder (np. aby kogoś powiadomić).

Pamiętajmy również o wyłączeniu autorspondera jeśli nie będzie potrzebny! 

2. Wiadomości urlopowe – Direct Admin

Tworzymy je podobnie jak autorespondery, logujemy się do serwera, wybieramy „Vacation messages” i ustawiamy poszczególne parametry:

Ustawienia są analogiczne jak do autorespondera, z tym że mamy również dostępną opcję „startu” i „zakończenia” – która działa automatycznie, nie musimy pamiętać o wyłączeniu tego typu auto odpowiedzi. Przydaje się najczęściej podczas nieobecności pracownika.

Pamiętaj! Warto ustawiać wiadomości urlopowe nawet podczas 1 dniowego urlopu pracownika.

Jeśli masz problemy z konfiguracją – skontaktuj się z nami#FreelinePomaga

3. Jeśli korzystasz z Gmaila

Jeśli obsługujesz pocztę firmową dzięki usługom poczty Gmail, możesz ustawić wiadomość o nieobecności, instrukcja konfiguracji:
https://support.google.com/mail/answer/25922

Widok panelu w którym ustawiamy wiadomość:

4. Autoresponder w cPanel

Dla użytkowników cPanela logowanie do panelu hostingowe będzie podobne jak do Direct Admina – zależy to w głównie od dostawcy usług. Najczęściej na stronie dostawcy będziemy mieli „logowanie do serwera”.

W panelu serwera wybieramy „Automaty pocztowe”:

Następnie przechodzimy do sekcji „Dodaj automat pocztowy” i uzupełniamy poszczególne pola:

W cPanel autoresponder jest również wiadomością wakacyjną – w zależności od konfiguracji dotyczącej zakończenia / uruchomienia.

5. Dla programów pocztowych instalowanych lokalnie na komputrze

Jeśli jesteś użytkownikiem programów pracujących lokalnie na komputerze – również możesz dokonać takiej konfiguracji:

Thunderbird nie oferuje takiej funkcjonalności, należy konfigurować autodpowiedzi w usługach hostingowych (jeśli korzystasz z cPanela, lub Direct Admina – zostały opisane powyżej).

 

Czy nasz artykuł pomógł Ci? Jeśli nie wiesz jak skorzystać z porad powyżej – skontaktuj się z nami.

W naszej ofercie znajdują się również szybkie i nowoczesne serwery – gdzie bez najmniejszego problemu wprowadzisz zmiany w konfiguracji.

Udostępnij, skomentuj, podaj dalej… Nie dajmy się w czasach kryzysu Koronawirusa!

Zapraszamy również do naszego Facebooka gdzie niebawem kolejna porcja ciekawych informacji! Sprawdź już teraz inne porady jak radzić sobie podczas kryzysu : porady.

Freeline Agencja Interaktywna już od 2006 roku dostarcza firmom i osobom prywatnym nowoczesne rozwiązania internetowe – doradzamy i kreujemy, współtworząc tym samym sukces wielu firm.

Zapisz się do naszego newslettera

Zapisz mnie do newslettera (możesz się wypisać w każdej chwili).

FreshMail.pl